ด้วยข้อบังคับ มหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วย การศึกษาระดับ บัณฑิตศึกษา พ.ศ. 2543 กำหนดเงื่อนไข ของการสำเร็จการศึกษา ของนักศึกษา หลักสูตรปริญญาเอก ไว้ประการหนึ่งคือ "ต้องส่งรูปเล่ม วิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ ที่จัดพิมพ์ตามข้อกำหนด ของบัณฑิตวิทยาลัย พร้อมทั้ง แผ่นบันทึกข้อมูล ตามจำนวน ที่บัณฑิตวิทยาลัยกำหนด" ซึ่งบัณฑิตวิทยาลัย ได้กำหนดให้นักศึกษา ต้องส่งวิทยานิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ จำนวน 7 เล่ม พร้อมแผ่นบันทึก ข้อมูลวิทยานิพนธ์ 1 ชุด สำหรับสาขาวิชาพยาบาลศาสตร์ ต้องส่ง วิทยานิพนธ์จำนวน 9 เล่ม และสาขาวิชาเภสัชศาสตร์ จำนวน 8 เล่ม

เนื่องจาก ขณะนี้ สำนักหอสมุด, บัณฑิตวิทยาลัย และสำนักคอมพิวเตอร์ กำลังจัดทำ โครงการวิทยานิพนธ์ อิเล็คทรอนิกส์ และบัณฑิตวิทยาลัย ได้ขอความร่วมมือ จากนักศึกษา ให้จัดพิมพ์วิทยานิพนธ์ และส่งข้อมูล ในรูปแบบ ACROBAT FORMAT หรือ PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF) ให้บัณฑิตวิทยาลัย ตั้งแต่เดือน มกราคม 2546 เป็นต้นมา

บัดนี้ บัณฑิตวิทยาลัย เห็นสมควร กำหนดให้นักศึกษา หลักสูตรปริญญาโท และหลักสูตรปริญญาเอก ทุกสาขาวิชา ที่สำเร็จการศึกษา ประจำปีการศึกษา 2546 หรือหลังจากวันที่ 25 เมษายน 2546 เป็นต้นไป ต้องส่งรูปเล่ม วิทยานิพนธ์หรือสารนิพนธ์ ให้แก่บัณฑิตวิทยาลัย เพื่อขอสำเร็จการศึกษา ดังนี้

ต้องส่ง รูปเล่มวิทยานิพนธ์ หรือสารนิพนธ์ ฉบับสมบูรณ์ ที่จัดพิมพ์ ตามข้อกำหนด ของ บัณฑิตวิทยาลัย จำนวน 2 เล่ม พร้อม CD-ROM ข้อมูลวิทยานิพนธ์ จำนวน 1 ชุด

สามารถใช้ Microsoft Word for Windows หรือ Page Maker หรือ Tex หรือ Latex หรือโปรแกรม สำหรับ Desktop-Publishing อื่นๆ ที่เป็นที่นิยม โปรแกรมใด โปรแกรมหนึ่ง และต้องปรับเปลี่ยน รูปแบบของ File ให้อยู่ ในรูปแบบ ACROBAT FORMAT หรือ PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF) ก่อนนำมาส่ง บัณฑิตวิทยาลัย

หากวิทยานิพนธ์ หรือสารนิพนธ์ มีภาพประกอบ ให้ SCAN และ INSERT ภาพประกอบไว้ใน File document ด้วย

ทั้งนี้ ข้อกำหนดการส่งรูปเล่ม วิทยานิพนธ์หรือสารนิพนธ์ เพื่อขอสำเร็จ การศึกษาข้างต้นนี้ ให้ใช้กับ นักศึกษาหลักสูตร ปริญญาโทและหลักสูตรปริญญาเอก ที่สำเร็จการศึกษา ประจำปีการศึกษา 2546 เป็นต้นไป